Sekretariatschef gik i praktisk mode: Jeg skal være bølgebryder

Sekretariatschef gik i praktisk mode: Jeg skal være bølgebryder

Sekretariatschef gik i praktisk mode: Jeg skal være bølgebryder

Sekretariatschef Jette Delfs Clausen sendte 20 medarbejdere hjem torsdag i sidste uge og har siden lagt vægt på at vise, at hun stadig er tilgængelig, at hun tager hensyn til folks private situation og har tillid til, at opgaverne nok skal blive løst under de nye arbejdsforhold.

Da Jette Delfs Clausen, sekretariatschef i Viden & Strategi på rådhuset i Ringkjøbing-Skjern Kommune, hørte statsminister Mette Frederiksen lukke Danmark ned på landsdækkende TV onsdag aften i forrige uge, var hun ikke i tvivl om, hvad hun skulle gøre.

– Vi skulle som ledere gå forrest. Og jo, jeg fik da lige lidt hjertebanken, fordi jeg mærkede alvoren i det. Men så gik jeg lynhurtigt i praktisk mode: Hvilke sager havde vi liggende, hvilke hastede osv. Det skulle jeg orientere medarbejderne om næste dag, inden de blev sendt hjem. Og jeg vidste, at jeg skulle være fuldstændig rolig, så vi kunne få styr på det praktiske, og så ingen gik i panik.

 
For mig har det også været vigtigt at signalere, at jeg er der – og at jeg kerer mig om folk.
JETTE DELFS CLAUSEN, SEKRETARIATSCHEF I RINGKØBING-SKJERN KOMMUNE

Jeg signalerer, at jeg er der

Allerede dagen efter var de 20 medarbejdere i sekretariatet sendt hjem med det fornødne udstyr: Stole, skærme og computere, så de kunne indrette en hjemmearbejdsplads på ubestemt tid.

Og som sådan har Jette Delfs Clausen ikke været i tvivl om, hvad situationen krævede af hende. Men den nye måde at lede og arbejde på har krævet omtanke.

– Normalt siger jeg, at min dør altid står åben. Nu er det mailen og telefonen. Og jeg har opfordret alle til at holde virtuelle møder for at holde fast i bare lidt ’normalitet’. For mig har det også været vigtigt at signalere, at jeg er der – og at jeg kerer mig om folk. Mange af mine medarbejdere har små børn hjemme, og jeg kan ikke forvente, at de kan arbejde på samme måde som normalt fra 8-18. Men jeg har fuld tillid til deres disciplin og til, at opgaverne bliver løst.

Alt har handlet om corona

Konkret har alle arbejdsopgaver handlet om corona de sidste mange dage, fortæller Jette Delfs Clausen. Det er bl.a. leverandører, som mister opgaver i udbud. Og jurister, som bliver hevet i i alle ender og kanter for svar.

– Min opgave er først og fremmest at være bølgebryder og håndtere, når folk reagerer uhensigtsmæssigt, fordi det ikke er nemt for alle bare at sætte sig hjem og arbejde. Og ingen ved, hvor længe det varer. De opgaver har jeg fået og har håndteret, fordi vi samtidig har brug for folks faglige ekspertise. Så ja, der har været mere tryk på end normalt. Men vi har også lært, at meget kan løses på korte, virtuelle møder, så jeg tænker, at der bliver brug for at bl.a. at se på vores mødekultur, når det her er overstået. Jeg ville ikke have kunnet løse alle de opgaver, jeg har gjort, hvis jeg samtidig skulle have holdt alle de møder, som var i min kalender.

Alle skal kunne følge med

Kommunikationen er et særligt felt, som Jette Delfs Clausen har været ekstra opmærksom på at håndtere.

– Normalt stikker jeg jo bare hovedet ud af kontoret og beder om at få løst en opgave. Nu skal jeg helt konkret finde ud af, hvem jeg skal sige det til – og kun én ad gangen med cc til alle, så de kan følge med, hvem som gør hvad – og så sørge for at følge op. – Jeg skal hele tiden tænke på, hvordan jeg kommunikerer og til hvem, siger hun og tilføjer:

– Og så skal jeg være opmærksom på at være konstruktiv og positiv, når jeg skriver ud – med alvoren i behold uden at gå helt ’i sort’. De bekymringer, jeg selv måtte have, skal jeg tage med min chef fremfor at smide dem over på medarbejderne. Det har jeg dog ikke haft brug for endnu.

Artiklen har været bragt på Offentligledelse.dk

Facebooktwitterlinkedinmail